Οδηγός MS Word: 10 συμβουλές για μυημένους χρήστες

13 χρόνια μετά τον πρώτο καλό κειμενογράφο (Word 95) της Microsoft και αρκετές επανεκδόσεις, ελάχιστοι είναι αυτοί που δεν ξέρουν ή δε χρειάζονται να χρησιμοποιούν Word στη δουλειά τους. Και πλέον το ζήτημα δεν είναι αν ξέρεις το πρόγραμμα αλλά πόσο καλά το ξέρεις. Πόσο γρήγορα και εύκολα, δηλαδή, κάνεις τη δουλειά σου αποφεύγοντας τα άσκοπα κλικς και τις εφαρμογές εντολών από τα μενού. Δεν είναι άλλωστε τυχαίο ότι τα λογισμικά όπως το Word κατατάσσονται στην κατηγορία Productivity (παραγωγικότητα).

Τα καλά νέα είναι ότι με εξαίρεση το Word 2007 που έχει μια τελείως διαφορετική λογική στην εργονομία του, όλες οι υπόλοιπες εκδόσεις βασίζονται σε τρεις άξονες λειτουργικότητας: Μενού εντολών, γραμμές εργαλείων και συντομεύσεις πλήκτρων. Ο πρώτος άξονας αφορά φυσικά αυτούς που είναι αρχάριοι και οι υπόλοιποι δύο αυτούς που από αρχάριοι θέλουν να γίνουν παραγωγικοί. Και ιδού πως θα το πετύχετε αυτό.

1. Προσαρμογή γραμμής εργαλείων
Μπορεί οι προεπιλογές του Word να λειτουργούν ικανοποιητικά για τη μεγάλη πλειοψηφία των χρηστών αλλά οι γραμμές εργαλείων μπορούν να τροποποιηθούν ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα σε διαφορετικές ανάγκες.

Για να βάλετε μια συχνά χρησιμοποιούμενη εντολή σε κάποια από τις μπάρες πηγαίνετε «προβολή> γραμμές εργαλείων> προσαρμογή> εντολές», βρίσκετε αυτή που θέλετε και τη σέρνετε στη θέση που θέλετε να μπει. Έτσι την έχετε μόνιμα μπροστά σας!

2. Προσαρμογή ποντικιού
Τα σύγχρονα ποντίκια έχουν διάφορα κουμπιά με προεπιλεγμένες λειτουργίες που όμως μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες σας. Αυτό γίνεται μέσα από το λογισμικό που παρέχει ο κατασκευαστής με τη συσκευή.

Π.χ. σε ένα ποντίκι Logitech μπορείτε να μεταφέρεται το συνδυασμό «αντιγραφή -επικόλληση» στη ροδέλα του ποντικιού ως εξής: «Start> Programs> Logitech> ποντίκι πληκτρολόγιο> ρυθμίσεις> κύλιση αριστερά> άλλη> copy». Ομοίως «κύλιση δεξιά>άλλη> paste».

3. Μορφοποιήσεις
Για να βάλετε μορφοποιήσεις στο έγγραφο δε χρειάζεται να ανακαλύψετε τον τροχό. Μπορείτε να βάλετε τις έτοιμες μορφοποιήσεις που προσφέρει το λογισμικό και αν αυτές δεν σας καλύπτουν να αναζητήσετε περισσότερες στην ιστοσελίδα της Microsoft.

Γενικότερα χρειάζεστε:
-Τα πρότυπα των εγγράφων για να δημιουργήσετε νομικά έγγραφα, οικονομικές δηλώσεις, επιστολές διαφορών τύπων κ.α. (αρχείο> δημιουργία> πρότυπα στο Office Online ή στον υπολογιστή μου)
-Τις αυτόματες μορφοποιήσεις πινάκων (πίνακας> αυτόματη μορφοποίηση πίνακα)
-Τη γραμμή εργαλείων στυλ και μορφοποίηση (μορφή> στυλ και μορφοποίηση) για έτοιμες ορφοποιήσεις

4. Απαλοιφή μορφοποίησης
Όταν παίρνετε περιεχόμενο από έγγραφα ή το ίντερνετ και το αντιγράφετε στο κείμενο σας είναι καλό να μη μεταφέρετε μορφοποιήσεις γιατί το word έχει… μνήμη ελέφαντα. Τις απλές όπως το μέγεθος της γραμματοσειράς, τη στοίχιση κ.λ.π μπορείτε να τις αναιρέσετε εύκολα από το κυλιόμενο μενού της μπάρας μορφοποίησης. Τις δύσκολες όπως το διάστιχο πρέπει να τις βγάλετε χειροκίνητα.

Για να απαλλαγείτε μια και καλή μπορείτε να κάνετε ειδική επικόλληση («επεξεργασία> ειδική επικόλληση») και να επιλέξετε «μη μορφοποιημένο κείμενο» ώστε να μεταφερθούν μόνο οι χαρακτήρες.

5. Καταμέτρηση λέξεων
Αν και στο Word 2007 η μέτρηση γίνεται σε πραγματικό χρόνο και αυτόματα στις προηγούμενες εκδόσεις γίνεται χειροκίνητα από τα μενού. Για να μη μπαίνετε συνεχώς στο «εργαλεία> καταμέτρηση λέξεων» μπορείτε να κάνετε κάτι πιο απλό.

Να βάλετε την μπάρα της καταμέτρησης λέξεων («προβολή> γραμμές εργαλείων> καταμέτρηση λέξεων») στην επιφάνεια του εγγράφου, να επιλέγετε το κομμάτι του κειμένου που θέλετε και να πατάτε «επανάληψη καταμέτρησης». Προαιρετικά μπορείτε να σύρετε τη μπάρα κάτω από τις στάνταρ μπάρες για να την έχετε μόνιμα ανοιχτή.

6. Αυτόματη διόρθωση
Υπάρχουν διάφορες περιστάσεις που μπορείτε να κερδίσετε σε χρόνο και κόπο χρησιμοποιώντας ανορθόδοξα την αυτόματη διόρθωση.

Αν π.χ. γράφετε ελληνικούς και ξενόγλωσσους όρους μπορείτε να αποφύγετε την αλλαγή της γλώσσας του πληκτρολογίου βάζοντας μια συντόμευση (π.χ. κέιτ για Kate Moss). Μπορείτε επίσης να κερδίσετε χρόνο δημιουργώντας ένα είδος στενογραφίας (π.χ. τα αρχικά σας για το όνομα σας). Οι επιλογές της αυτόματης διόρθωσης βρίσκονται στο μενού «εργαλεία».

7. Ορθογραφικός έλεγχος
Αν υπάρχει μια χτυπητή αδυναμία στο Word 2003 αυτή είναι το λεξικό του ορθογραφικού ελέγχου το οποίο είναι επιεικώς στοιχειώδες. Και για να έχετε αξιοπρεπή ελληνικό ορθογραφικό έλεγχο πρέπει να δημιουργήσετε ένα λεξικό μόνος σας. Μπορεί αυτό να ακούγεται εξεζητημένο αλλά δεν είναι και τόσο.

Αρχικά αναζητάτε ένα κείμενο που να έχει τις λέξεις που χρειάζεστε (π.χ. επιστημονικό κείμενο) και το κάνετε copy paste στο word. Κάνετε ορθογραφικό έλεγχο και προσθήκη όλων των υπογραμμισμένων λέξεων στο λεξικό.

Για να μη χρειαστεί ποτέ να κάνετε ξανά την ίδια δουλειά πάτε στο φάκελο C:\ Documents and Settings\User(το όνομα σας)\Application Data\Microsoft\Proof και δημιουργείτε ένα αντίγραφο του αρχείου custom.dic σε ασφαλές μέρος. Αυτό είναι το λεξικό σας και σε περίπτωση που το χρειαστείτε ξανά σε άλλο υπολογιστή ή μετά από format του σκληρού απλώς το αντιγράφετε (overwrite) στην παραπάνω τοποθεσία.

8. Συντομεύσεις
Το Word έχει συντομεύσεις σχεδόν για κάθε εντολή αλλά είναι πρακτικά αδύνατο να τις ξέρετε όλες. Αυτό που χρειάζεστε είναι συντομεύσεις για τις πιο συχνές εντολές και το πλήκτρο ctrl με το πρώτο γράμμα της αγγλικής λέξης κάνει τις περισσότερες δουλειές. Ιδού μερικές:

Πολλαπλή επιλογή κειμένου: Ctrl και επιλέγετε με το ποντίκι ή τα βελάκια αυτό που θέλετε
Επιλογή όλου του κειμένου: Ctrl & Α(ll)
Άνοιγμα νέου εγγράφου: Ctrl & Ν(ew)
Άνοιγμα υπάρχοντος εγγράφου: Ctrl & Ο(pen)
Αποθήκευση: Ctrl & S(ave)
Κλείσιμο εγγράφου: Ctrl & W(indow)
Αντιγραφή – επικόλληση: Ctrl & C(opy) - Ctrl & V
Bold – Italic – Underline: Ctrl & B - Ctrl & I - Ctrl & U

9. Διάρθρωση κειμένου
Η διάρθρωση κειμένου είναι μια παρεξηγημένη εντολή αφού πολλοί τη θεωρούν άχρηστη. Για μικρά κείμενα μπορεί αυτό να ισχύει σε ένα βαθμό αλλά για μεγάλα κείμενα είναι απλώς…σωτήρια. Για να τη χρησιμοποιήσετε θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε μορφοποίηση επικεφαλίδας για τους μεσότιτλους του κειμένου και στη συνέχει να πατήσετε το πλήκτρο της διάρθρωσης (δεύτερο αριστερά του ζουμ). Στην περίπτωση αυτή εμφανίζεται μια στήλη με τις επικεφαλίδες αριστερά του εγγράφου και πατώντας μια από αυτές μεταβαίνετε αυτόματα στην αντίστοιχη περιοχή του κειμένου.

10. Μετακίνηση παραγράφων
Πολλές φορές, όταν γράφουμε ένα κείμενο αλλάζουμε τη διαδοχή των παραγράφων ώστε να βελτιωθεί η νοηματική συνέχεια. Οι περισσότεροι χρήστες το κάνουν αυτό με το ποντίκι επιλέγοντας το κείμενο και κάνοντας αποκοπή επικόλληση ή σύρσιμο της παραγράφου στην κατάλληλη θέση. Αν όμως δε θέλετε να σηκώσετε τα χέρια από το πληκτρολόγιο, μετακινείτε τον κέρσορα με τα βέλη στην αρχή της παραγράφου και πατώντας Shift&Alt μετακινείτε την παράγραφο πάνω – κάτω πάλι με τα βέλη.

Bonus Tips
Βασική μορφοποίηση παραγράφων: Ομοίως (Shift&Alt πατημένα) με τα βέλη αριστερά – δεξιά.
Αλλαγή ζουμ: Ctrl & κύλιση της ροδέλας του ποντικιού.

men24